Röviden irodáknak
- Tévhit: "Iroda, nincs balesetkockázat, nem kell papír." Téves.
- Speciális kötelezettség: képernyős munkahely-vizsgálat (50/1999. EüM rendelet).
- Tűzvédelem: az adott tűzvédelmi besorolástól függően kötelező.
- Átlagos elkészítés: 5-7 munkanap. Sürgős: 2-3 nap.
- Tipikus ügyfeleink: ügynökségek, IT-cégek, könyvelők, tanácsadók, coworking helyek.
1 Miért speciális az iroda?
Egy iroda kockázata első ránézésre minimálisnak tűnik: nincs nyílt láng, nincs élesgép, nincs vegyszer. Ez a benyomás csapja be a vállalkozók többségét. A jogi kötelezettségek azonosak a nagyobb kockázatú iparágakkal, csak a tartalom egyszerűbb.
Az iroda egyedi kötelezettsége a képernyős munkahely-vizsgálat. Az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet előírja, hogy minden munkahelyen, ahol napi 4 óránál többet képernyő előtt dolgoznak, ergonómiai értékelést kell végezni. Monitor magassága, székbeállítás, billentyűzet pozíciója, megvilágítás. Ezt a hatóság gyakran ellenőrzi.
Egy budapesti ügynökség, egy debreceni IT-cég és egy nyíregyházi könyvelő iroda dokumentációja szerkezetében hasonló, de a részletek a tényleges munkavégzéshez igazodnak.
Foglalkoztatási Főosztály
Megyei kormányhivatalok. A munkavédelmi szabályzatot, kockázatértékelést, képernyős munkahely-vizsgálatot és az oktatási naplókat ellenőrzik.
Katasztrófavédelem
BM Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság. A tűzvédelmi szabályzatot, tűzoltó készülékeket, kiürítési útvonalakat ellenőrzik. Ügyfélforgalmú irodánál fokozott figyelem.
Önkormányzat
Az iroda működési engedélyét az önkormányzat adja ki, ehhez kell a tűzvédelmi szabályzat. Bérelt irodánál a tulajdonos felelős az alapdokumentációért.
NAIH
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság. Az adatvédelem külön kötelezettség, nem munkavédelem, de szintén minden irodának kell.
2 Az iroda dokumentációs csomagja
Az alábbi listát új irodák nyitásakor használjuk. Az 5-fős ügynökségtől a 30-fős IT-cégig az alapcsomag azonos, csak a részletek méretezettek:
Tűzvédelmi szabályzat + tűzriadó terv
A 28/2011. BM rendelet szerint kötelező. Iroda-specifikus tartalommal: szerverterem, papírraktár, vészkijáratok.
Munkavédelmi szabályzat
Az 1993. évi XCIII. törvény szerint. Az irodai változat egyszerűbb: ergonómia, képernyős munka, dohányzás-szabályozás, alkohol-tilalom.
Kockázatértékelés (általános + ergonómiai)
Hosszú ülő munka, képernyős terhelés, szem- és nyakfájdalom kockázata. Pszichoszociális rész is fontos: stressz, túlterhelés.
Képernyős munkahelyek vizsgálata
Az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet kötelező eleme. Minden képernyő előtti munkahely egyedi felmérése: monitor, szék, asztal, megvilágítás. Évi felülvizsgálat.
Kiürítési számítás (50 fő felett)
50 fő befogadóképesség felett, vagy ha az iroda közforgalmú (ügyfeleket fogadsz), kötelező a kiürítési számítás az OTSZ alapján.
Villamosbiztonsági felülvizsgálat
Az MSZ 2364 / MSZ HD 60364 szabvány és a 40/2017. (XII. 4.) NGM rendelet szerint 3 évente kötelező. A szerverterem és a számítógépes infrastruktúra miatt különösen kritikus. Az érintésvédelmi vizsgálat a VBF szerves része.
Munkavédelmi és tűzvédelmi oktatás
Új belépő és évi ismétlődő oktatás, online formában is megtartható. Tűzriadó gyakorlat évente.
A pontos dokumentumlista az iroda méretétől, tevékenységétől, alkalmazotti létszámától és attól függ, hogy van-e ügyfélforgalom.
3 Mi történik egy ellenőrzésen?
Egy iroda ellenőrzése általában bejelentésre érkezik: vagy elégedetlen volt alkalmazott jelez, vagy egy versenytárs küld panaszt. Ritkábban szúrópróba-jellegűen is jönnek, különösen új irodáknál.
30 perc, megvagytok
Az ellenőr átnézi a szabályzatokat, kéri a képernyős munkahely-vizsgálatot, az oktatási naplókat, a tűzoltó készülékek nyilvántartását. Esetleg egy figyelmeztetés a kiürítési útvonalon álló dobozra. Ennyi.
Bírság és ergonómiai panaszok
A leggyakoribb hiányosság az irodáknál a képernyős munkahely-vizsgálat. Ha hiányzik, és egy alkalmazott szem- vagy hátpanasz miatt orvoshoz fordul, a foglalkozás-egészségügy igazolhatja a kapcsolatot a hiányzó vizsgálattal. Ez bírsággal, kártérítési igénnyel és reputációs kárral jár.
A különbség a két forgatókönyv között egy 15 perces ingyenes konzultáció. Ennyi idő alatt megmondjuk, mid van és mid hiányzik.
4 Időzítés és ütemezés
Egy iroda dokumentációja átlagosan így alakul időben:
Az iroda viszonylag gyorsan dokumentálható, mert kevesebb a helyszín-specifikus elem, mint egy étteremnél vagy műhelynél. Sok elem online formában is felmérhető (alaprajz, létszám, munkakörök leírása).
Új iroda nyitásakor érdemes egyből a teljes csomaggal indulni. A működési engedély beadásához kell a tűzvédelmi szabályzat, és a dolgozók felvételénél már az oktatási naplónak is léteznie kell.
5 100% hatósági garancia irodáknak
A "biztos jó lesz" gondolkodás veszélyes
Sok ügynökség és IT-cég azt hiszi, az iroda kockázata olyan kicsi, hogy nem éri meg foglalkozni vele. Egy ergonómiai per vagy egy hatósági ellenőrzés bírsága ezt a kalkulációt fejre állítja.
Ha bármelyik hatóság bírságot szab ki olyan dokumentumra, amit mi készítettünk:
- Visszafizetjük a teljes munkadíjat
- Megtérítjük a bírság összegét
Részletek és kizárások az ÁSZF-ben.
6 Tipikus irodás ügyfeleink
Az alábbi alkategóriákban vagyunk a leggyakorlottabbak:
- Ügynökségek és tanácsadók: marketing, PR, üzleti tanácsadás. 3-15 fő tipikusan.
- IT-cégek és szoftverfejlesztők: külön szervertermi villamosbiztonság.
- Könyvelő irodák és pénzügyi szolgáltatók: ügyfélfogadással, ezért kiürítési számítás is.
- Ingatlanforgalmazók: rendszeres ügyfélfogadás, nyitott ajtó.
- Marketing és kreatív cégek: gyakran nyitott terű iroda, ezért speciális ergonómia.
- Coworking helyek: az üzemeltetőnek a teljes csomag, a bérlőknek külön a saját alkalmazottaikra.
Ha a fenti listában nem szerepel a profilod, akkor is keress minket. Az irodai dokumentáció modulárisan adaptálható.
7 Gyakori kérdések irodásoktól
Új iroda? 15 perc és tudni fogod.
Mondd meg, hány fő dolgozik nálad és mekkora az iroda. Pontosan megadjuk, milyen papírok kellenek és mennyi idő alatt.
8 Hasonló iparágak
Ha nem iroda hanem más szolgáltatást indítanál, nézd meg az alábbi iparág-specifikus oldalakat: